Thành lập văn phòng luật sư là thủ tục đăng ký một tổ chức hành nghề do một luật sư thành lập. Theo khoản 1 Điều 33 Luật Luật sư, văn phòng được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; Trưởng văn phòng là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về hoạt động của văn phòng.
Bài viết tập trung vào bốn việc người chuẩn bị hồ sơ thường cần biết: có đủ điều kiện thành lập hay chưa, hồ sơ gồm những gì, nộp ở đâu và cần làm gì sau khi nhận Giấy đăng ký hoạt động.
1. Khi nào nên chọn mô hình văn phòng luật sư?
Văn phòng luật sư phù hợp với luật sư muốn tự tổ chức hoạt động hành nghề dưới một tên riêng và trực tiếp quyết định việc quản trị. Điểm cần cân nhắc là trách nhiệm tài sản của Trưởng văn phòng. Nếu có nhiều luật sư cùng góp vốn hoặc muốn lựa chọn cơ chế trách nhiệm hữu hạn, cần so sánh với mô hình công ty luật trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Xem thêm bài văn phòng luật sư có phải là doanh nghiệp để phân biệt bản chất tổ chức hành nghề với doanh nghiệp thông thường.
2. Điều kiện thành lập văn phòng luật sư
Điều 32 Luật Luật sư, được sửa đổi năm 2012, đặt ra các điều kiện chính sau:
- Người thành lập phải là luật sư có Chứng chỉ hành nghề và Thẻ luật sư còn giá trị.
- Có ít nhất hai năm hành nghề liên tục theo một trong các hình thức mà Điều 32 quy định. Cần đối chiếu quá trình hành nghề và tài liệu chứng minh trước khi nộp.
- Mỗi luật sư chỉ được thành lập hoặc tham gia thành lập một tổ chức hành nghề luật sư.
- Có trụ sở làm việc. Địa chỉ và giấy tờ về quyền sử dụng địa điểm phải thống nhất với nội dung kê khai.
Tên văn phòng do luật sư lựa chọn nhưng phải có cụm từ “Văn phòng luật sư”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề đã đăng ký và phải tuân thủ giới hạn đặt tên theo Luật Luật sư.
3. Hồ sơ đăng ký hoạt động gồm những gì?
Đối với văn phòng luật sư, hồ sơ theo Điều 35 và thủ tục hành chính đang được công bố gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hoạt động theo mẫu áp dụng cho văn phòng luật sư hoặc công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
- Bản sao Chứng chỉ hành nghề luật sư của luật sư thành lập văn phòng;
- Bản sao Thẻ luật sư của luật sư thành lập văn phòng;
- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của tổ chức hành nghề.
Dự thảo điều lệ là thành phần dành cho công ty luật, không phải thành phần của hồ sơ thành lập văn phòng luật sư. Khi chuẩn bị bản sao và giấy tờ điện tử, nên làm đúng hình thức mà cổng dịch vụ công hoặc Sở Tư pháp tiếp nhận đang yêu cầu tại thời điểm nộp.
4. Nộp hồ sơ ở đâu và bao lâu có kết quả?
Văn phòng đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có Đoàn Luật sư mà Trưởng văn phòng là thành viên. Hồ sơ có thể được tiếp nhận trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến tùy thủ tục đang công bố.
Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu từ chối, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Văn phòng được hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động.
Quy trình thực hiện thực tế
- Kiểm tra điều kiện hai năm hành nghề liên tục và tình trạng Thẻ luật sư;
- Chọn tên, địa chỉ trụ sở và xác định phạm vi hành nghề dự kiến;
- Chuẩn bị giấy đề nghị, bản sao giấy tờ nghề nghiệp và giấy tờ trụ sở;
- Nộp hồ sơ đúng Sở Tư pháp, lưu biên nhận và theo dõi yêu cầu bổ sung;
- Nhận Giấy đăng ký hoạt động và triển khai các công việc để văn phòng vận hành đúng thông tin đã đăng ký.
5. Các lỗi thường khiến hồ sơ phải bổ sung
- Không chứng minh rõ hai năm hành nghề liên tục hoặc thông tin quá trình hành nghề không thống nhất;
- Tên dự kiến trùng, gây nhầm lẫn hoặc thiếu cụm từ “Văn phòng luật sư”;
- Địa chỉ trên giấy đề nghị khác giấy tờ về trụ sở, hoặc tài liệu chưa thể hiện quyền sử dụng địa điểm;
- Dùng sai mẫu, thiếu chữ ký, bản sao Chứng chỉ hoặc Thẻ luật sư không đáp ứng hình thức tiếp nhận;
- Nộp tại Sở Tư pháp không đúng địa phương nơi có Đoàn Luật sư mà Trưởng văn phòng là thành viên.
Trước khi nộp, nên lập một bảng đối chiếu giữa giấy đề nghị, giấy tờ nghề nghiệp, tên dự kiến và địa chỉ. Cách này giúp phát hiện sai lệch nhỏ nhưng có thể làm kéo dài thời gian cấp đăng ký.
6. Việc cần làm sau khi được cấp đăng ký
Giấy đăng ký hoạt động mới là điểm bắt đầu. Văn phòng cần triển khai đồng bộ các việc về thuế, tài khoản, hóa đơn, con dấu, biển hiệu, chế độ kế toán, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, hồ sơ lao động và nghĩa vụ báo cáo theo quy định áp dụng. Tên, địa chỉ và người đại diện trên hợp đồng dịch vụ, hóa đơn, tài khoản nhận tiền và tài liệu giao dịch phải thống nhất.
Khi thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, lĩnh vực hành nghề, người đại diện theo pháp luật hoặc nội dung khác trong hồ sơ đăng ký, tổ chức cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi đúng thời hạn luật định.
7. Bản án cho thấy rủi ro nếu hợp đồng và dòng tiền không thống nhất
Bản án 434/2021/DS-PT ngày 22/12/2021 phát sinh từ hợp đồng dịch vụ pháp lý có giá trị một tỷ đồng, trong đó 800 triệu đồng đã được thanh toán. Tranh chấp đặt ra việc khoản tiền được giao cho cá nhân hay cho công ty luật đứng tên hợp đồng. Cấp phúc thẩm hủy bản án sơ thẩm để giải quyết lại do còn thiếu người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan và chưa xử lý đầy đủ yêu cầu phản tố.
Bài học vận hành là văn phòng cần thống nhất chủ thể ký hợp đồng, người ký, tài khoản nhận tiền, phiếu thu hoặc hóa đơn và hồ sơ ghi nhận công việc. Nếu khách hàng chuyển tiền cho một cá nhân nhưng hợp đồng do tổ chức hành nghề đứng tên, tranh chấp về người nhận và nghĩa vụ hoàn trả có thể trở nên phức tạp.
8. Dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng luật sư
Unilaw có thể hỗ trợ rà soát điều kiện của luật sư thành lập, kiểm tra tên và trụ sở, chuẩn hóa hồ sơ, đại diện theo dõi quá trình giải quyết và lập danh mục công việc sau cấp phép. Phạm vi và báo phí được xác định theo tình trạng hồ sơ thực tế.
Để được kiểm tra sơ bộ, hãy chuẩn bị Thẻ luật sư, Chứng chỉ hành nghề, tài liệu về quá trình hành nghề, tên dự kiến và giấy tờ trụ sở. Xem thêm thủ tục thành lập chi nhánh công ty luật, cách chọn và thuê luật sư hoặc toàn bộ chuyên mục Luật luật sư và nghề luật.
Câu hỏi thường gặp
Một luật sư có thể mở nhiều văn phòng luật sư không?
Một luật sư chỉ được thành lập hoặc tham gia thành lập một tổ chức hành nghề luật sư. Việc mở đơn vị phụ thuộc cần thực hiện theo cơ chế chi nhánh hoặc văn phòng giao dịch nếu đáp ứng điều kiện tương ứng.
Văn phòng luật sư có phải nộp dự thảo điều lệ không?
Không. Theo Điều 35, dự thảo điều lệ là thành phần hồ sơ của công ty luật. Hồ sơ văn phòng luật sư tập trung vào giấy đề nghị, giấy tờ nghề nghiệp của luật sư thành lập và giấy tờ trụ sở.
Nhận Giấy đăng ký hoạt động là có thể ký hợp đồng ngay không?
Văn phòng được hoạt động từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động. Tuy nhiên, trước khi giao dịch thực tế cần hoàn tất các đầu việc vận hành liên quan và bảo đảm hợp đồng, hóa đơn, tài khoản nhận tiền thể hiện đúng chủ thể.
Cần kiểm tra điều kiện hoặc chuẩn hóa hồ sơ thành lập văn phòng luật sư? Gửi Thẻ luật sư, Chứng chỉ hành nghề, quá trình hành nghề và thông tin trụ sở cho Unilaw, hoặc gọi 0912266811 để xác định phạm vi hỗ trợ.
Đọc thêm
