Tout savoir sur le transfert de siège social au Vietnam : Procédures et obligations
Quelles sont les obligations légales lors d’un transfert de siège social au Vietnam ?
Le transfert de siège social au Vietnam exige de modifier la licence d’enregistrement d’entreprise auprès du Département du Plan et de l’Investissement (DPI). Cette démarche implique une mise en conformité fiscale préalable si le changement d’adresse s’effectue hors de la province ou du district initial de l’entité.
Le développement commercial ou la réorganisation stratégique d’une entreprise nécessite souvent de relocaliser son activité. Au Vietnam, l’opération de transfert de siège social est rigoureusement encadrée par la Loi sur les Entreprises en vigueur. Qu’il s’agisse d’un simple déménagement dans le même district ou d’une relocalisation vers une autre province, les dirigeants doivent suivre un protocole strict pour préserver la validité de leurs opérations commerciales.
Les différentes étapes juridiques du transfert de siège social
Selon l’emplacement géographique du nouveau bureau, les démarches administratives et fiscales varient sensiblement. Il est vivement conseillé de faire appel à un avocat droit des affaires pour auditer la conformité du dossier avant tout dépôt officiel auprès des autorités compétentes.
1. Changement d’adresse au sein de la même province
Lorsque le transfert s’effectue à l’intérieur d’une même province ou municipalité directement sous l’autorité centrale (comme Hanoï ou Hô Chi Minh-Ville), la procédure reste simplifiée. L’entreprise doit soumettre une notification de modification au bureau de l’enregistrement des entreprises concerné dans les 10 jours suivant la décision de transfert.
2. Changement d’adresse vers une autre province
Ce cas de figure est plus complexe car il requiert des démarches auprès de deux autorités distinctes : celle de la province de départ et celle de la province d’arrivée. Avant de déclarer la nouvelle adresse au DPI, l’entreprise doit obligatoirement régulariser sa situation fiscale auprès de son administration d’origine (obtention du formulaire de transfert fiscal).
Documents requis pour la modification du dossier d’enregistrement
Pour soumettre un dossier valide, les pièces suivantes sont indispensables :
- La notification de modification du contenu de l’enregistrement de l’entreprise signée par le représentant légal.
- La décision écrite et le procès-verbal de l’assemblée générale ou du conseil d’administration (selon le type de société : SARL, SPA).
- Les statuts mis à jour de la société.
- Le justificatif de droit d’utilisation du nouveau local (contrat de bail commercial ou titre de propriété).
Le tableau ci-dessous résume les principales différences de gestion selon la zone géographique du transfert :
| Critères | Même District / Même Province | Hors Province |
|---|---|---|
| Autorité fiscale d’origine | Pas de changement de gestionnaire principal | Clôture des obligations et transfert de dossier obligatoire |
| Délai de traitement DPI | 3 à 5 jours ouvrables | 5 à 7 jours ouvrables (après validation fiscale) |
| Modification des factures | Mise à jour simple via le système électronique | Changement obligatoire des informations sur les factures émises |
Conséquences fiscales et réglementaires à ne pas négliger
Le non-respect des obligations de déclaration lors du transfert de siège social expose l’entreprise à de lourdes sanctions financières et à une suspension temporaire de son droit d’émettre des factures de TVA. De plus, toutes les sous-licences liées à l’activité (certificats de sécurité alimentaire, licences de distribution, etc.) doivent impérativement être mises à jour avec la nouvelle adresse sous peine de nullité lors des contrôles administratifs.
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Cet article a été rédigé par l’équipe d’avocats de UniLaw. Pour toute assistance personnalisée ou étude de faisabilité réglementaire, veuillez contacter nos bureaux :
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