Đàm phán không có nghĩa là phải “tranh đấu”, đàm phán là quá trình để hai bên đối tác trình bày quan điểm của mình, để hiểu nhau hơn, từ đó có thể chấp nhận những điều kiện hợp lý hơn. Không phải cuộc đàm phán nào cũng căng thẳng vì thế Luật sư cần bước vào vòng đàm phán với một tâm lý thỏa mái, thiện chí và ôn hòa, tôn trọng đối tác và tránh gây không khí căng thẳng.
Các nguyên tắc cần thực hiện:
– Chủ động mở đầu các cuộc đàm phán bằng thái độ lịch sự, hòa nhã và thiện cảm.
– Mở đầu trực tiếp nghĩa là nhanh chóng đi vào nội dung
– Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên.
– Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất.
– Trong đàm phán, thường xuyên quan sát một cách kín đáo và tế nhị cách cư xử và hành động của đối tác để có thể điều chỉnh kịp thời, hợp lý cách cư xử của mình cũng như để nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương. Cố gắng vận dụng những kinh nghiệm và kỹ năng thương lượng, thuyết phục đã được tích lũy trong quá trình đàm phán
– Khi đàm phán cần tranh thủ sự đồng tình của đối phương về từng vấn đề:
+ Đầu tiên, Luật sư sẽ đề xuất phương án tốt nhất cho khách hàng của mình và để phía đối tác nhận xét.
Sau đó chờ đối tác đưa ra phương án của họ để xem xét có thể chấp nhận được hay không.
+ Khi bên đối tác không đồng ý với một vấn đề gì, Luật sư cần bao quát vấn đề nhanh và phán đoán xem liệu sự không đồng ý đó nằm ở một vấn đề mang tính nguyên tắc, hay là sự không đồng ý đó chỉ nằm ở vấn đề câu chữ của dự thảo hợp đồng.
Nếu đối tác còn chưa thống nhất về mặt nguyên tắc, thì hai bên cần phải đàm phán thêm về nguyên tắc. Có thể tạm thời gác sang một bên ngôn ngữ hợp đồng, mà bàn với nhau về mặt ý tưởng xem nội dung của vấn đề là gì, bên đối tác có thể chấp nhận được đến đâu, điều đó có chấp nhận được với thân chủ của mình không, v.v.v… Hai bên sẽ cần phải tranh luận, giải thích quan điểm của mình để đi đến thống nhất về mặt nguyên tắc.
– Đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối tác chấp nhận được. Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời gây được sự thoả mãn của đối phương.
– Bao giờ cũng có thể nói “ không” với một vấn đề còn đang nghi vấn. Phải luôn cố gắng làm việc hết sức mình để thực hiện những điều khoản trong hợp
đồng mà bạn đã thương lượng và thoả thuận. Kết quả đàm phán nằm ở nội dung ngôn từ của hợp đồng được hai bên thống nhất, vì vậy Luật sư phải rất cẩn thận suy xét ngôn từ hợp đồng do bên đối tác đưa ra. Nếu cảm thấy không chắc chắn, cần thời gian xem xét thêm, thì phải suy xét thêm và không được nóng vội đồng ý ngay. Khi xảy ra tranh chấp các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp sẽ chủ yếu chỉ căn cứ vào ngôn từ hợp đồng và nội dung các cuộc đàm phán thông thường có ít giá trị trong việc diễn giải hợp đồng, đặc biệt là các hợp đồng dài hạn khi mà những người tham gia đàm phán hợp đồng có thể sẽ không phải là những người tham gia thực hiện hoặc tranh chấp sau này.
– Nếu cảm thấy đề xuất của đối tác không thể chấp nhận được do nằm ngoài phạm vi mà thân chủ có thể chấp nhận được, thì đương nhiên là câu trả lời đối với đối tác sẽ là “không thể chấp nhận”. Luật sư nên thay mặt thân chủ cố gắng giải thích quan điểm của phía bên mình để khiến đối tác hiểu và chấp nhận. Điều này đòi hỏi Luật sư phải hiểu thật rõ giao dịch thông qua khâu chuẩn bị hồ sơ đàm phán. Trong rất nhiều trường hợp, việc đối tác không chấp nhận có thể là do đối tác chưa hiểu rõ hoàn cảnh và yêu cầu của thân chủ, chứ không hề do đòi hỏi của thân chủ là không hợp lý. Do đó những lập luận của Luật sư đưa ra trong quá trình đàm phán phải chặt chẽ và hợp lý. Nếu sau khi giải thích mà đối tác vẫn không chịu chấp nhận, hai bên nên “tạm bỏ qua” vấn đề hay điều khoản đó để sau này quay lại đàm phán tiếp sau khi đã trao đổi lại với thân chủ của mình. Việc có chấp nhận hay không lúc đó tùy thuộc vào ý kiến của thân chủ và Luật sư vẫn chỉ giữ vai trò tư vấn. Tránh hiện tượng cả buổi đàm phán Luật sư chỉ bị sa lầy vào một vấn đề mà rõ ràng là hai bên chưa thống nhất được với nhau về mặt nguyên tắc.
Nên để tạm vấn đề đó sang một bên, đi tiếp giải quyết những vấn đề khác trước. Nên đi hết một lượt qua hợp đồng để biết được tổng thể những gì đối tác có thể chấp nhận được, những gì đối tác không thể chấp nhận được. Từ đó, Luật sư sẽ có thể chuẩn bị tốt hơn cho vòng đàm phán tiếp theo.
– Nếu cảm thấy phương án của bên kia là có thể chấp nhận được, luật sư có thể quyết định chấp nhận ngay để dứt điểm vấn đề đó và có thể chuyển quyết định chấp nhận ngay để dứt điểm vấn đề đó và có thể chuyển tiếp sang các vấn đề khác. Hoặc Luật sư có thể có chiến thuật tạm coi là chưa chấp nhận, để sau này có thể “đánh đổi” điều này với một điều khác mà bên kia không sẵn sàng chấp nhận. Đây là cách các Luật sư hay dùng trong một hợp đồng lớn. Mặc dù một vấn đề đã có thể chấp nhận được, họ vẫn chưa chịu chấp nhận và coi vấn đề còn “treo”. Sau vòng đàm phán này, họ mới xem xét lại tất cả các vấn đề còn “treo” và xem có thể đánh đổi được vấn đề mà họ có thể chấp nhận được đó với vấn đề nào khác mà đối tác cũng chưa chịu chấp nhận
hay không.
– Luật sư không nên có thái độ cứng nhắc trong khi đàm phán, nếu phát hiện ra được một phương án mà Luật sư cho rằng cả hai bên đều có thể chấp nhận được, Luật sư có thể thông báo với thân chủ để thân chủ quyết định có đưa ra giải pháp đó hay không. Luật sư cũng có thể trong một số trường hợp đề xuất thẳng với đối tác, với điều kiện phải nói rõ đó là đề xuất riêng của Luật sư và chưa được thân chủ đồng ý. Đây là một vai trò khá quan trọng của Luật sư. Vì Luật sư có thể tạm coi là một người trung lập đứng giữa hai bên đàm phán,Luật sư có thể nghĩ tới những phương án mà hai bên có thể cùng chấp nhận được.
– Luật sư nên cẩn thận tránh lối suy nghĩ những điều khoản nào tỏ ra công
bằng với cả hai bên là có thể chấp nhận được. Thực tế không phải như vậy. Do rủi ro, nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng là không giống nhau, vì vậy, một điều khoản hợp đồng thoạt nghe có vẻ là công bằng cho cả hai bên, nhưng thực tế có thể bất lợi cho thân chủ của mình.
Ví dụ: trong một hợp đồng mua hàng cho thân chủ, đối tác có thể muốn đưa vào một điều khoản bất khả kháng chung chung, nói rằng bất kỳ sự kiện nào mà một bên không thể kiểm soát và sửa chữa được sẽ coi là bất khả kháng và bên đó được miễn trách nhiệm. Điều khoản này thoạt nghe có vẻ hợp lý, nhưng thực tế rất có thể lại tăng rủi ro cho thân chủ của Luật sư. Người mua hàng rất hiếm khi phải lo lắng đến bất khả kháng. Ngược lại, người bán hàng lại rất quan tâm. Vì thế, trong trường hợp này, bên mua sẽ không muốn đưa vào hợp đồng điều khoản bất khả kháng, hoặc nếu có sẽ chỉ là một điều khoản cụ thể nêu rõ các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, địch họa v.v. Tất cả những trường hợp khác sẽ không được coi là bất khả kháng và bên bán phải chịu rủi ro. Nếu chấp nhận phương án này, bên bán sẽ phải đi mua bảo hiểm để đối phó với những rủi ro mà họ có thể có.